- . Pengertian Arsip
Pada saat kantor atau organisasi belum merasakan kompleksnya urusan arsip
yang timbul karena kegiatan yang dilakukannya, maka semuanya dianggap
berjalan lancar. Dalam kesibukan pembangunan seperti sekarang ini,
perlu disadari bahwa mengurus arsip adalah bukan sesuatu hal yang
mudah, tetapi memerlukan penanganan yang serius. Mengurus arsip,
bukanhanya soal menyimpan warkat-warkat yang pada saatnya nanti harus
dibuang Sistem penyimpanan yang mana akan digunakan, perlu ditentukan.
Menggunakan azas sentralisasi, desentralisasi atau azas kombinasi yang paling tepat. Ini pun tidak asal saja ditentukan, azas efisiensi perlu dipertimbangkan dengan seksama.
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah
istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat
yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data
statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan
sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti
kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan
‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,
2. Batasan arsip
Dengan
konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal
dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer
digunakan adalah istilah arsip yang
berasal
dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7
tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada
beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang
Gie, 1990: 12)
Dengan
uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip
perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan
warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara
dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan
dengan keterangan berikut ini.
1. Penyimpanan
(storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan
demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun
kecilnya tetap bersifat rahasia.
2. Penempatan
(placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur
di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait
dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan
kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali
apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
3. Penggolongan Arsip
Dalam
rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat
golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan
maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat
golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip
tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya
sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam
jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai
berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi
tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu
1 tahun.
2. Arsip
biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih
diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun.
Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
3. Arsip
penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan
kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan
disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip
sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam
jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip
vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
4. Jenis Arsip
Arsip
yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan
arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu
disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang
lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan
secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah
arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas
cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah
arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip
yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan
dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah).
Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak
pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang
dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai
dokumenter.
5. Penataan Arsip
Penataan
arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi
melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya.
Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data
harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan
informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip
mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak
sekedar
disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya,
prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip
dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa
saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
0 komentar:
Posting Komentar